1. Base legal y ámbito de aplicación
La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (LEPD); y del artículo 2.2.2.25.1.1 del Decreto 1074 de 2015. Esta política es aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos objeto de tratamiento por el responsable.
1.1. Alcance
Aplica a todos los datos personales o de cualquier otro tipo de información que repose en las bases de datos y archivos de AVALOGIC S.A.S., respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, y fijando las responsabilidades de la empresa y de sus empleados.
1.2. Normatividad aplicable
- Constitución Política de Colombia
- Ley 1581 de 2012
- Decreto 1074 de 2015 (Capítulos 25 y 26)
- Decreto 1377 de 2013
- Decreto 886 de 2014
- Circular 01 del 8 de noviembre de 2016
2. Definiciones
- Autorización
- Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Base de datos
- Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato personal
- Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato público
- Dato que no sea semiprivado, privado o sensible (estado civil, profesión u oficio, calidad de comerciante, entre otros).
- Dato sensible
- Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros).
- Encargado del tratamiento
- Persona natural o jurídica que realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
- Responsable del tratamiento
- Persona natural o jurídica que decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Titular
- Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento
- Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transferencia
- Envío de datos por el responsable/encargado ubicado en Colombia a un receptor que también es responsable, dentro o fuera del país.
- Transmisión
- Comunicación de datos, dentro o fuera de Colombia, para realizar un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
3. Principios de la protección de datos
El tratamiento se rige por los principios del artículo 4 de la LEPD, aplicados de manera armónica e integral: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
4. Autorización de la política de tratamiento
De acuerdo con el artículo 9 de la LEPD, el tratamiento requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de esta política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales consiente su tratamiento por parte de AVALOGIC S.A.S. No será necesaria la autorización cuando se trate de información requerida por entidad pública en ejercicio de sus funciones, datos de naturaleza pública, urgencia médica o sanitaria, fines históricos/estadísticos/científicos autorizados por ley, o datos del Registro Civil.
5. Responsable del tratamiento
- Dirección: Av. Juan B. Gutiérrez, Calle 9 No. 19-80, Oficina 601, Pereira — Risaralda
- Correo electrónico: servicioalcliente@avalogicsas.com
6. Tratamiento y finalidades de las bases de datos
AVALOGIC S.A.S. lleva a cabo el tratamiento de datos personales de personas naturales contenidos en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley. El Anexo 1 (PL-01, Organización Bases de Datos) contiene la información relativa a las distintas bases de datos y las finalidades asignadas a cada una.
7. Derechos de los titulares
Los Titulares pueden ejercer sus derechos por sí mismos (acreditando su identidad), por sus causahabientes, por su representante o apoderado, o por estipulación a favor de otro. Los derechos de niños, niñas y adolescentes se ejercen por quienes los representen.
7.1. Derecho de acceso o consulta
Derecho del Titular a ser informado, previa solicitud, sobre el origen, uso y finalidad que se ha dado a sus datos personales.
7.2. Derechos de quejas y reclamos
- Reclamo de corrección: actualizar, rectificar o modificar datos parciales, inexactos, incompletos o cuyo tratamiento no haya sido autorizado.
- Reclamo de supresión: suprimir datos inadecuados, excesivos o que no respeten los principios y garantías legales.
- Reclamo de revocación: dejar sin efecto la autorización previamente otorgada.
7.3. Prueba de la autorización y 7.4. Queja ante la SIC
El Titular puede solicitar prueba de la autorización otorgada (salvo las excepciones del artículo 10 de la LEPD) y, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable, elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
8. Solicitud de autorización al Titular
Con antelación y/o al momento de la recolección del dato, AVALOGIC S.A.S. solicitará al Titular su autorización, indicando la finalidad, mediante medios técnicos automatizados, escritos u orales que permitan conservar prueba de la autorización.
9. Tratamiento de datos de menores
El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes está prohibido, salvo las excepciones legales, respondiendo siempre a su interés superior y al respeto de sus derechos fundamentales, y solicitando la autorización de su representante legal previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado.
10. Atención a los titulares
El Oficial de Protección de Datos de AVALOGIC S.A.S. atiende peticiones, consultas y reclamos. Dirección: Av. Juan B. Gutiérrez, Calle 9 No. 19-80, Oficina 601, Pereira — Risaralda. Correo: servicioalcliente@avalogicsas.com.
11. Procedimientos para ejercer los derechos
11.1. Derecho de acceso o consulta
El Titular podrá consultar sus datos de forma gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales en las políticas de tratamiento. La consulta se resolverá en un plazo máximo de diez (10) días hábiles; de no ser posible, se informará al interesado y se atenderá en un plazo que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primero.
11.2. Derechos de quejas y reclamos
El reclamo se presenta mediante escrito dirigido a AVALOGIC S.A.S. (correo servicioalcliente@avalogicsas.com o correo postal). Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para subsanar. Una vez completo, se incluirá la leyenda “reclamo en trámite” y se resolverá en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable hasta ocho (8) días hábiles más.
12. Medidas de seguridad
AVALOGIC S.A.S. ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, y ha requerido a sus encargados —mediante los correspondientes contratos de transmisión— la implementación de medidas equivalentes.
13. Vigencia
La presente política rige a partir del 21 de enero de 2025. El documento contempla, además, procedimientos de notificación ante incidencias, administración de riesgos, entrega de datos a autoridades, transferencia a terceros países, tratamiento de datos biométricos, Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), seguridad de la información y gestión documental.